System rezerwacji sal to innowacyjne narzędzie służące do organizacji przestrzeni, które znajduje zastosowanie głównie w dużych, nowoczesnych firmach dysponujących salami konferencyjnymi, szkoleniowymi lub bankietowymi. Zarządzanie dostępnością takich sal, zwłaszcza wtedy, gdy ich liczba jest pokaźna, bywa problematyczne i może wprowadzić niepotrzebny chaos w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, a także negatywnie odbić się na jego produktywności. Dlatego warto zoptymalizować ten proces. Właśnie w tym celu powstał system rezerwacji sal – dzięki niemu pracownicy mogą wygodnie, bo za pomocą aplikacji mobilnej, sprawdzać zajętość wybranych przestrzeni biurowych w różnych terminach i dokonywać ich rezerwacji w dogodnych dla siebie porach.

Główne funkcjonalności systemu rezerwacji sal

System rezerwacji sal jest na tyle rozbudowany, że pozwala nie tylko na dokonywanie, edytowanie i odwoływanie rezerwacji, ale też zarządzanie wyposażeniem czy zamawianie cateringu. Oznacza to, że pracownik wybierając dla siebie salę może zaznaczyć, że będzie potrzebował w niej konkretnego sprzętu (na przykład urządzeń wideokonferencyjnych albo projektora), a także złożyć zamówienie na dostarczenie poczęstunku dla uczestników zaplanowanego spotkania. Dużym ułatwieniem dla pracowników korzystających z takiego systemu rezerwacji jest możliwość jego obsługi na różnych urządzeniach (smartfonach, tabletach, komputerach, ekranach dotykowych umieszczonych przy wejściach do sal) oraz zdalny dostęp, który pozwala na korzystanie z niego z dowolnego miejsca. Z punktu widzenia pracodawcy natomiast bardzo ciekawą funkcjonalnością jest możliwość nadawania użytkownikom różnych uprawnień oraz generowanie raportów pokazujących statystyki użytkowania każdej sali, co pozwala na stałą kontrolę wykorzystania firmowych zasobów.

Zalety stosowania systemu rezerwacji sal

System rezerwacji sal stanowi nieocenioną pomoc w organizacji pracy w firmie, pozwala bowiem na bardziej efektywne wykorzystanie dostępnej przestrzeni i eliminuje ryzyko nieporozumień, z jakimi często wiążą się tradycyjne metody zarządzania rezerwacjami. Automatyczny system rezerwacji wykorzystuje współdzieloną platformę, w ramach której dane są synchronizowane na bieżąco, więc pracownicy mają stały podgląd aktualnego harmonogramu zajętości poszczególnych przestrzeni i mogą wygodnie planować, nawet z dużym wyprzedzeniem, spotkania w wybranych przez siebie salach. A skoro nie trzeba każdej rezerwacji zgłaszać do administracji ani uzgadniać z innymi pracownikami, taki system pozwala nam też dodatkowo oszczędzać czas, który w innym przypadku musielibyśmy poświęcać na zbędne procedury.