Funkcjonalności systemu rezerwacji biurek “Hot Desk”


Share this :   | | | | |

Hot desk (w tłumaczeniu na polski „gorące biurko”) to pojęcie, które pojawiło się w biznesowym słowniku już kilkadziesiąt lat temu, ale dopiero teraz zaczęło zdobywać powszechną popularność. W skrócie hot desk to biurko nieprzypisane konkretnemu pracownikowi – idea hot deskingu opiera się więc na rotacji stanowisk pracy. Taka koncepcja biznesowa świetnie się sprawdza w wielu branżach, chociażby w IT, wymaga jednak właściwej organizacji, która dziś na szczęście nie stanowi problemu. Z pomocą przychodzą nam bowiem nowoczesne technologie, a konkretnie innowacyjne rozwiązanie, jakim jest system rezerwacji biurek.

Czym właściwie jest system rezerwacji biurek i jak działa?

System rezerwacji biurek to praktyczne narzędzie zarządzania przestrzenią współdzielone przez wszystkich pracowników danej firmy. Jego działanie opiera się na interaktywnych mapach biura z oznaczonymi stanowiskami pracy i oczywiście zintegrowanym z nimi kalendarzu. Każdy z pracowników może przeglądać mapy na swoim telefonie sprawdzając dostępność konkretnych biurek w konkretnych terminach i rezerwując wybrane z nich na określoną przez siebie porę. Rezerwacji dokonuje się paroma kliknięciami, równie łatwo można ją anulować. Istnieje także możliwość edycji rezerwacji, czyli wprowadzenia modyfikacji w razie potrzeby, na przykład przedłużenia lub skrócenia czasu, na jaki chcemy zająć dane biurko. Ciekawą funkcjonalnością systemu rezerwacji biurek jest ponadto raportowanie o statystykach użytkowania stanowisk pracy, które pozwala przedsiębiorcom ocenić, czy właściwie wykorzystują swoją biurową przestrzeń.

Co składa się na system rezerwacji biurek?

System rezerwacji biurek składa się kilku elementów, z których najważniejsze to: aplikacja mobilna, monitory poglądowe i kioski interaktywne. Oczywiście większość pracowników najbardziej chwali sobie aplikację mobilną, która zapewnia im ogromną wygodę umożliwiając dokonywanie rezerwacji zdalnie, nawet z domu, ale nie każdy chce instalować firmowe aplikacje na swoim telefonie, dlatego nie warto ograniczać się tylko do niej.

Rzecz jasna, wszystkie wymienione wyżej elementy, składające się na system rezerwacji biurek, współdzielą dane i synchronizują je w czasie rzeczywistym, więc jeśli ktoś dokona rezerwacji przez telefon, wyświetli się ona także na mapach na monitorze poglądowym i w kiosku interaktywnym. Dzięki temu unikniemy nieporozumień, ponieważ nie będzie możliwości, aby dwie osoby zarezerwowały jedno biurko.

Czy system rezerwacji biurek jest potrzebny w Twoje firmie?

System rezerwacji biurek jest niezbędny w każdej firmie, której funkcjonowanie opiera się na koncepcji hot deskingu. Bez niego nie jest możliwa właściwa organizacja pracy w myśl tej koncepcji, a co za tym idzie – również jej efektywne wykorzystanie. Hot desking pozbawiony kluczowego elementu, jakim jest system rezerwacji biurek trzymający wszystko w ryzach, zamiast zoptymalizować pracę wywoła niepotrzebny chaos i konflikty między pracownikami. Jeśli więc zamierzasz wprowadzić w swojej firmie rotację stanowisk pracy, koniecznie zaopatrz się w wygodny, prosty w obsłudze i funkcjonalny system rezerwacji biurek.

Leave a reply